Polityka Prywatności

NIEWADA CLINIC Sp. z o. o. przekazuje Państwu informacje dotyczące przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych, wypełniając tym samym obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

1. Kto zbiera i przetwarza Państwa dane osobowe czyli kto jest administratorem Państwa danych?
Administratorem Państwa danych osobowych jest NIEWADA CLINIC SPÓŁKA
Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ 02-765 Warszawa Aleja Wilanowska 5 / LU2 – dalej NIEWADA CLINIC.

2. Jak mogą się Państwo skontaktować z NIEWADA CLINIC?
Jeżeli mają Państwo pytania związane z Polityką lub stosowane przez nas zasady zbierania, udostępniania czy wykorzystywania danych osobowych nie spełniają Państwa oczekiwań, możecie się Państwo skontaktować z naszym Inspektorem Ochrony Danych
– pod numerem telefonu 605 66 77 50 (pn. – pt. 10.00 – 16.00),
– na adres e-mail: iod@niewadaclinic.pl
– na adres: NIEWADA CLINIC Sp. z o.o. 02-765 Warszawa, Aleja Wilanowska 5 / LU2 z dopiskiem IOD.
Funkcję Inspektora ochrony danych w NIEWADA CLINIC pełni Marzena Secomska.
Jeżeli nasza odpowiedź nie będzie satysfakcjonująca, możecie wnieść Państwo skargę do organu nadzorczego.

3. Jakie dane osobowe zbiera i przetwarza NIEWADA CLINIC?
NIEWADA CLINIC zbiera i przetwarza dane w związku z:
– świadczeniem usług stomatologicznych;
– podejmowanymi działaniami marketingowymi;
– nawiązywaniem kontaktu za pośrednictwem dostępnych na stronie internetowej formularzy;
– nawiązywanymi relacjami handlowymi.
W zależności od celu oraz podstawy prawnej zebrania i przetwarzania danych osobowych, NIEWADA CLINIC może zbierać i przetwarzać m.in. następujące dane osobowe:
– dane identyfikujące, m.in.: imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL lub
– w przypadku jego braku seria i nr dowodu osobistego albo paszportu,
– dane kontaktowe, m.in.: adres zamieszkania, adres do korespondencji, jeżeli inny niż adres zamieszkania, adres e-mail, numery telefonów,
– dane zbierane i przetwarzane do postawienia diagnozy, przeprowadzenia w sposób właściwy procesu Państwa leczenia, w tym w – szczególności dane dotyczące stanu zdrowia, z zastrzeżeniem, że dotyczy to wyłącznie osób korzystających ze świadczonych przez NIEWADA CLINIC usług stomatologicznych,
– wizerunek, w związku z prowadzonym monitoringiem.

4. W jaki sposób pozyskujemy Państwa dane?
a) pacjenci – dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą lub osoby upoważnionej podczas rezerwacji wizyty oraz wykonywania na Państwa rzecz usługi stomatologicznej
b) kontrahenci – dane są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa przed zawarciem umowy lub w trakcie jej realizacji;
c) przedstawiciele kontrahenta – jeżeli Państwa dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio, otrzymał je od kontrahenta w imieniu, którego Pan/i działa w zakresie niezbędnym do zrealizowania postanowień umownych/zlecenia (dane kontaktowe);
d) potencjalni kontrahenci – dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa lub ze źródeł publicznie dostępnych; w przypadku, gdy dane zbierane są ze źródeł publicznie dostępnych, ADO zbiera Państwa dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe;
e) użytkownicy formularzy kontaktowych – dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa w formularzu kontaktowym lub g) podczas kontaktu prowadzonego w celu odpowiedzi na zgłodzenie dokonane za pośrednictwem formularza kontaktowego;
f) adresaci działań marketingowych – dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Państwa lub od podmiotu, w imieniu którego Państwo występują (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe) lub ze źródeł publicznie dostępnych (imię, nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe).

5. W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe?
a/ Jeśli są Państwo pacjentami korzystającymi z usług stomatologicznych świadczonych przez NIEWADA CLINIC, to Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu:
– ustalenia Państwa tożsamości przed udzieleniem świadczenia poprzez weryfikację danych podczas umawiania wizyty na odległość i w miejscu udzielania świadczeń przez NIEWADA CLINIC;
– udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym prowadzenia dokumentacji medycznej, do czego jesteśmy zobowiązani jako podmiot leczniczy;
– zapewnienia opieki zdrowotnej;
– zapewnienia zabezpieczenia społecznego oraz zarządzanie systemami i usługami zabezpieczenia społecznego, np.: wystawianie zaświadczeń i zwolnień lekarskich;
– postawienie diagnozy medycznej;
– realizowania Państwa praw jako naszych pacjentów – odbieramy i archiwizujemy Państwa oświadczenia, w których upoważniacie inne osoby do dostępu do Państwa dokumentacji medycznej oraz udzielania im informacji o stanie Państwa zdrowia;
– kontaktu z Państwem pod podanym przez Państwa numerem telefonu czy adresem e-mail, aby np. potwierdzić rezerwację bądź odwołać termin konsultacji lekarskiej, stomatologicznej, przypomnieć Państwu o tej konsultacji

Dane osobowe przetwarzamy również w prawnie usprawiedliwionym celu administratora danych:
– rozpatrywanie skarg i wniosków;
– wysyłka korespondencji;
– ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych osobowych przez ADO;
– prowadzimy także księgi rachunkowe oraz spoczywają na nas obowiązki podatkowe – wystawiamy np. rachunki za wykonane przez nas usługi, co wiąże się z koniecznością przetwarzania Państwa danych osobowych;
– zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w miejscu – udzielania świadczeń przez NIEWADA CLINIC , co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO.

b/ Jeśli są Państwo kontrahentami NIEWADA CLINIC lub jeśli działają Państwo w charakterze przedstawiciela kontrahenta, to Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu:
– analizy ofert, zawarcia i realizacji umów oraz zleceń, w szczególności
– w związku z prowadzoną korespondencją służbową (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
– dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, obrony przed tymi roszczeniami, w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
– w celu wystawienia i przekazania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, realizując obowiązki prawne ciążące na Administratorze (art. 6 ust 1 lit. c RODO);
– zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w miejscu udzielania świadczeń przez NIEWADA CLINIC, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO.

c/ Jeśli są Państwo potencjalnymi kontrahentami NIEWADA CLINIC, to Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu:
podejmowania działań przed zawarciem umowy Państwa żądanie;
zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w miejscu udzielania świadczeń przez NIEWADA CLINIC , co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO.

d/ Jeśli korzystają Państwo z formularzy kontaktowych dostępnych na stronie internetowej NIEWADA CLINIC, to Państwa dane są przetwarzane w celu:
kontaktu w związku z pytaniem zgłoszeniem złożonym za pomocą formularza kontaktowego, na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie danych;
dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO, gdy Państwa zgłoszenie może uzasadniać przetwarzanie danych (np. gdy zgłoszenie dotyczy reklamacji).

e/ Jeśli podejmowane są wobec Państwa działania marketingowe, to Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu wysyłania wiadomości o usługach NIEWADA CLINIC, promocjach – w ramach prawnie uzasadnionego interesu ADO lub wyrażonej przez Państwa zgody.

6. Jakie są prawne podstawy przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych?
Nasza działalność jest regulowana szczegółowymi przepisami prawa, głównie:
– Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
– Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej;
– Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty;
– Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania;
– RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
– Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

7. Jak długo przechowujemy Państwa dane?
Państwa dane musimy przechowywać zgodnie z obowiązującymi nas przepisami:
– dane osobowe w dokumentacji medycznej będą przetwarzane zgodnie z wymogami art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U.2019.1127);
– okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa;
– okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa;
– okres obowiązywania umowy – w przypadku umów;
– zapisy z monitoringu przechowywane są przez okres nieprzekraczający 90 dni od dnia nagrania; w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub ADO powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania; po upływie okresów, o których mowa powyżej uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

8. Czy podanie danych jest Państwa obowiązkiem ?
a/ Pacjenci – korzystanie z naszych usług jest w pełni dobrowolne, ale chcemy Państwa poinformować, że:
– jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązani do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do oznaczenia tożsamości pacjenta z wykorzystaniem jego danych osobowych; w takim przypadku niepodanie danych może skutkować odmową rezerwacji wizyty czy udzielenia świadczenia zdrowotnego;
– jako przedsiębiorca posiadamy obowiązek prawny – ze względów rachunkowych czy podatkowych – przetwarzania Państwa danych; brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Państwa rzecz;
jeżeli podajecie nam Państwo swój numer telefonu czy adres e-mail, odbywa się to na zasadzie dobrowolności – ich niepodanie nie będzie skutkowało odmową udzielenia świadczenia zdrowotnego, lecz nie otrzymacie od nas potwierdzenia wizyty, ani wiadomości o odwołaniu wizyty;
– wyrażenie zgody marketingowej również odbywa się na zasadzie dobrowolności – oznacza to, że odmowa jej udzielenia nie uniemożliwia skorzystania z usług i jednocześnie macie prawo do odwołania wyrażonej nam zgody w dowolnej chwili
b/ Kontrahenci, przedstawiciele kontrahenta – podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia oferty, a następnie podpisania i realizacji umowy.
c/ Potencjalni kontrahenci – jeśli podają Państwo dane bezpośrednio ADO, ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania relacji handlowych, w tym złożenia oferty i zawarcia umowy.
d/ Użytkownicy formularzy kontaktowych – podanie przez Państwa danych niezbędnych do udzielenia i odpowiedzi na zgłoszenie/pytania jest warunkiem uzyskania odpowiedzi. Brak podania danych skutkować będzie brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie/pytanie.
e/ Adresaci działań marketingowych – podanie przez Państwa danych jest dobrowolne.

9. Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?
– pracownikom i współpracownikom ADO upoważnionym do przetwarzania Państwa danych osobowych na polecenie ADO;
– osobom upoważnionym przez Państwa w ramach realizacji Państwa praw pacjenta;
– podmiotom uprawnionym do ich otrzymania – dane przekazywane są na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub na uzasadniony wniosek uprawnionego organu, na przykład ZUS lub do sądu jeśli wskutek postępowania sąd zwróci się do nas z takim wnioskiem;
– innym podmiotom leczniczym, współpracującym z NIEWADA CLINIC, w celu zapewnienia ciągłości leczenia;
– podmiotom, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych,
w tym:
– dostawcom usług zaopatrujących NIEWADA CLINIC w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające udzielanie świadczeń zdrowotnych oraz zarządzanie Przychodnią (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu diagnostycznego, firmom kurierskim i pocztowym);
– dostawcom usług prawnych i doradczych, w przypadku dochodzenia roszczeń związanych z prowadzoną przez NIEWADA CLINIC działalnością i obrony przed roszczeniami.

10. Jak chronimy Państwa dane?
Ochrona i zapewnienie poufności danych osobowych są dla nas bardzo ważne. Wdrożyliśmy techniczne, organizacyjne i fizyczne środki bezpieczeństwa, w celu:
– ochrony Państwa danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem lub zniszczeniem,
– zabezpieczania systemów informatycznych oraz ochrony informacji,
– możliwości odtworzenia Państwa danych w sytuacji utraty ich integralności lub utraty w wyniku sytuacji kryzysowej.
Gdy jest to niezbędne, stosujemy adekwatne mechanizmy szyfrujące lub inne środki ochrony Państwa danych. Okresowo dokonujemy przeglądu naszych procedur bezpieczeństwa, w celu analizy stosowanych rozwiązań i oceny konieczności ich modyfikacji.

11. Czy zamierzamy przekazywać Państwa dane osobowe do państw znajdujących się poza EOG (Europejski Obszar Gospodarczy) ?
Nie zamierzamy przekazywać Państwa danych osobowych do Państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

12. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Nie będziemy podejmować w Państwa sprawie decyzji w sposób zautomatyzowany, tzn. bez wpływu człowieka, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

13. Informacja o aktualizacji polityki prywatności
Aktualizacja niniejszej polityki może mieć miejsce w każdej chwili. W przypadku dokonania zmian, informacje o tym zostaną umieszczone na stronie internetowej www.niewadaclinic.pl

14. Prawo właściwe
Zasady określone w niniejszej polityce podlegają prawu polskiemu.

15. Jakie prawa Państwu przysługują w związku z przetwarzaniem Państwa danych przez NIEWADA CLINIC ?
Przedstawione poniżej prawa związane są z prywatnością i dotyczą przetwarzania Państwa danych osobowych, nie są prawami absolutnymi i mają zastosowanie do konkretnych sytuacji i podstaw przetwarzania danych.
1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym otrzymania informacji o Państwa danych osobowych (art.15 RODO);
2) prawo do sprostowania danych Państwa dotyczących (art.16 RODO);
3) prawo do żądania usunięcia danych – w przypadkach określonych w art. 17 ust.1, z uwzględnieniem wyjątków określonych w przepisie art.17 ust. 3 RODO;
4) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
5) prawo do przenoszenia danych – w przypadkach określonych w przepisach art.20 RODO;
6) prawo do wycofania zgody – jeśli ADO przetwarza Państwa dane na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na ważność przetwarzania, które zostało dokonane na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
7) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadku gdyby podstawą przetwarzania danych przez ADO był:
– uzasadniony interes prawny ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
–  konieczność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi danych (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
8)  prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
– pod numerem telefonu 22 531 03 00,
– elektronicznie na adres e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl lub poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (tylko dla tych, którzy posiadają bezpieczny podpis elektroniczny),
– pisemnie na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wydanie 3
Warszawa, 1 stycznia 2025 r.
Paweł Niewada